el principio de incertidumbre

Dentro de la búsqueda de información sobre el mercado de los SGD es fácil topar con artículos, informes u otras publicaciones que hablen de aplicaciones que en principio no se considerarían SGD, pero que cubren muchas de sus funciones. Esto parece ser más típico de la tecnologías empresariales del tipo ERP (Enterprise Resource Planning), ECM (Enterprise Content Management), CRM (Customers Relationship Management) o BPM (Business Process Management), que pueden no haber sido pensadas para la gestión documental pero que terminan incluyendo funcionalidades destinadas a esta tarea.

Uno de los informes que más útil me ha resultado (no tanto por los datos en sí, que no afectaban a nuestra decisión, sino por los conceptos que se podían extraer) ha sido el Cuadrante Mágico para la Gestión de Contenidos en la Empresa del grupo Gartner, una firma de consultoría e investigación en el mercado de las nuevas tecnologías.

El Cuadrante Mágico de Gartner es una representación gráfica de la situación del mercado de un producto tecnológico en un momento determinado. El gráfico está dividido en cuatro partes dónde se distribuyen las principales compañías en función de su tipología y la de sus productos:

• líderes (leaders): aquellos que tienen la mayor puntuación resultante al combinar su habilidad para ejecutar (lo bien que un vendedor vende y ofrece soporte a sus productos y servicios a nivel global) y el alcance de visión, que se refiere a su potencial.
• aspirantes (challengers): caracteriados por ofrecer buenas funcionalidades y un número considerable de instalaciones del producto, pero sin la visión de los líderes.
• visionarios (visionaries): estos pueden tener todas las capacidades que ha de ofrecer un ECM de forma nativa, o mediante alianzas con otros socios, lo cual significa un fuerte impulso a la integración de programas y plataformas así como una habilidad para anticiparse a las necesidades del mercado que ellos no puedan cubrir.
• nichos específicos (niche players): enfocados a determinadas áreas de las tecnologías ECM, pero sin disponer de una suite completa.

En el caso de los ECM, la última ”foto” es del 21 de septiembre de 2007:

Source: Gartner (September 2007) acceso al texto completo del informe

Para realizar este informe (que, por cierto, no incluye ninguna iniciativa opensource, como ya han comentado otros), la consultora parte de una definición o descripción del mercado que puede resultar muy útil a la hora de especificar requisitos en una selección:

Las suites de ECM consisten en aplicaciones que operan entre ellas, pero que pueden ser utilizadas y vendidas por separado. Gartner define las actuales suites de ECM como un compendio de los siguientes componentes:

• Gestión de documentos (document management): para el check-in/check-out, control de versiones, seguridad y creación de bibliotecas de documentos empresariales
• ‘Imagen’ de documentos (document imaging): para la captura, transformación y gestión de documentos en papel
• Gestión de documentos de archivos (records management): para la conservación a largo plazo de documentos, la automatiación de calendarios de conservación y políticas de expurgo, así como para el cumplimiento de requisitos legales.
• Flujos de trabajo (workflows): para dar soporte a procesos de negocio, documentos activos dentro de un proceso, asignación de tareas, gestión de estados y seguimiento de auditoría.
• Gestión de contenidos web (web content management): para automatiar las funciones del webmaster y gestionar contenido dinámico y aspectos de interacción de usuarios.
• Colaboración documental (document-centric collaboration): para los documentos compartidos o los equipos de proyectos.

Hace unos meses recibí un correo piñata, de esos que cuando los abres está lleno de sorpresas y de trabajo para todo el que quiera participar. El mensaje era breve, «vamos a instalar un sistema de gestión documental», pero el mensaje implícito era enorme: buscad y elegid uno.

He de reconocer que en ese momento me di cuenta de que no tenía ni idea de las posibilidades que ofrecía el mercado, de las diferencias entre unos y otros y, mucho menos, del precio que tenía.

En este tiempo de comerciales y demos hemos visto 4 o 5 productos de diverso tipo: desarrollos propios de pequeñas empresas de informática, aplicaciones comerciales y aplicaciones software libre con versión community. El primer tipo se nos quedaba corto, o nos resultaba incómodo y muy difícil de implantar porque era un programa desarrollado a lo largo del tiempo para un cliente determinado que finalmente había dado como resultado algo parecido a un sistema de gestión documental. Para el cliente que lo pidió seguramente estaría muy bien, pero para nosotros no.

En las aplicaciones comerciales nos encontramos con gestores de bases de datos documentales y con gestores de documentos. Con el primero, además de darnos cuenta de que esa tipología de producto no se ajustaba a nuestras necesidades, establecimos un nuevo requisito para la selección: la independencia del desarrollador (en la medida de lo posible). Esto significa que, una vez asumido que el desarrollador o el intermediario tendrán que realizar un trabajo de adaptación del sistema a la organización, nosotros no tengamos que levantar el teléfono cada vez que haya que hacer algún cambio, que el programa tenga la suficiente autonomía de parametrización como para ser administrado desde la propia organización.

Con los gestores de documentos, entre los que había productos comerciales y productos de código abierto con versión community, descubrimos que las diferencias a nivel de funcionalidades y características técnicas no eran muy grandes, pero sí en cuanto al precio de las licencias, en el caso de los comerciales, o del servicio de mantenimiento en los productos opensource con una versión empresarial. Este último aspecto puede salvarse si se cuenta con un experto en ese producto que lo mantenga actualizado y que haga de soporte dentro de la organización.

Además de las visitas de los comerciales y las demos, también hemos pasado un buen rato navegando por internet, por las páginas de los productores, por sitios de consultoría tecnológica para empresas, foros, listas de discusión especializadas, archivos y, por supuesto, blogs.

Recogemos aquí lo que hemos encontrado más útil a la hora de plantearnos todo el proceso de selección, por si le pudiera servir a alguien:

• ecm-spain portal que ofrece informaciones sobre el mercado de los gestores de contenidos para empresas. También ofrece servicios de alertas y foros de discusión.
• iwetel lista de distribución para profesionales de la biblioteconomía y la documentación
• E-LIS archivo abierto de artículos sobre biblioteconomía y documentación.
• Principales productos de gestión documental en MoGaBloc entrada del blog de José Luis Monte Galiano en la que ofrece un listado de productos con sus principales características.

Gestión de la información en las organizaciones

Palacio Municipal de Congresos :: Campo de las Naciones :: Madrid

Más información: http://www.documation.es/es-es/index.cfm 

En la primavera del 2006, Andrew P. McAfee (con el que alguna vez ya me he topado navegando) publicó un artículo sobre la aplicación de los elementos de la web 2.0 en las empresas como estrategia para favorecer la colaboración y hacer emerger el conocimiento.

McAfee, Andrew. “Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration.” MIT Sloan Management Review 47, no. 3 (spring 2006): 21-28.

McAfee identifica seis componentes en las tecnologías de la empresa 2.0 que agrupa bajo el acrónimo de SLATES:

• Search: la búsqueda como uno de los elementos clave de las plataformas que agrupan la información
• Links: los enlaces como referentes para determinar la relevancia de las informaciones (algo similar a lo que hace google con el page rank de los sitios web) y como guías a través de la información de una plataforma.
• Authoring: la democratización de la autoría al permitir a cualquier persona crear contenido y, lo que es más, al permitir que un grupo de personas creen conjuntamente un contenido, como ocurre en la wikipedia que para McAfee sirve como ejemplo de que la autoría en grupo puede generar contenidos convergentes de alta calidad.
• Tags: después (o junto a) el elemento de búsqueda, la categorización de contenidos era uno de los elementos más valorados por los usuarios para acceder a la información. Esta categorización puede mostrase, entre otras opciones, como una taxonomía o una folksonomía. McAfee no obvia las debilidades de las folksonomías frente a las taxonomías (mayor redundancia, estructuras generalmente mononivel) pero señala su importancia para reflejar las estructuras y relaciones informacionales utilizadas a diario por los usuarios.
• Extensions: las extensiones para identificar los gustos o intereses de los usuarios a partir de sus etiquetas o de los contenidos que consulta. El ejemplo indiscutible es Amazon y su sistema de recomendaciones.
• Signals: señales para alertar al usuario de cambios y novedades en el contenido de la plataforma, como pueden ser los canales de rss.

Al incorporar los SLATE’Ss a las tecnologías de la empresa 2.0 los tecnólogos estaban facilitando dos puntos clave:

1. Se aseguraban de la facilidad de sus herramientas al incluir herramientas actuales que no exigían ninguna habilidad de programación a la hora de crear contenidos, publicarlos, insertar enlaces o etiquetar.
2. Evitar la imposición de formas de trabajo o categorizaciones preconcebidas y, en su lugar, ofrecer herramientas que permitieran hacer emerger ese conocimiento.

McAfee también alude al papel de los responsables en la implantación de estas tecnologías. No es un papel fácil ya que no pueden imponer a los trabajadores que editen un post, o pongan etiquetas a este o aquel contenido. En primer lugar es necesario la existencia de una cultura fértil para que surja la colaboración y emerja el conocimiento. Para ello, es recomendable empezar con un pequeño grupo de personas o acciones muy dirigidas que vayan demostrando de forma práctica la utilidad de estas herramientas.

En segundo lugar, el estilo de dirección debe evolucionar y asumir que las tecnologías 2.0 aplicadas a la empresa implican la progresiva desaparición del control unilateral propio de estructuras jerárquicas que determinan a priori la forma de trabajar de los empleados.

El artículo concluye preguntándose hasta qué punto las empresas están dispuestas a permitir que estos canales pongan de manifiesto incompetencias de los gestores, disidencias laborales.

Claro, que si esto ocurre (si el gestor se plantea esta pregunta antes de impulsar la implantación de tecnologías 2.0) probablemente no sea el momento (ni el gestor/a) adecuado para fomentar esta forma de trabajo.

Semana Digital en Vic

consulta el programa completo

Filosofía de las jornadas

Conocimiento en red

La e-week se desarrolla en las vertientes académicas, sociales, económicas y culturales. En cada una de ellas encontramos ejemplos de los proyectos que están contribuyendo con fuerza a la transformación de nuestra sociedad.
Se combinan los diferentes niveles de conocimiento y demarcación, desde los ámbitos del conocimiento más específicos a los más generales, y desde la escala más global a la más local.

Trabajamos con un partenariado local e internacional para vertebrar un proyecto cada vez más actractivo.

Queremos hacer participar a las personas, empresas y entidades en una programación cada vez más rica y diversa, porque creemos que juntos haremos posible avanzar hacia la sociedad del conocimiento.

Los próximos días del 6 al 11 de noviembre, en IFEMA, se celebrará la 47ª edición de SIMO, SIMO 2007. Concebido como un foro abierto de carácter profesional y de consumo, SIMO reúne cada año a las principales empresas de informática, multimedia y comunicaciones para que presenten sus últimas innovaciones al mercado. La edición de este año tiene un carácter especial al incluir un área nueva dedicada a la Web 2.0.

info general

^3asJornadas sobre Contenidos y Documentos Digitales

Programa Provisional

• La gestión de documentos electrónicos, el ERM (Electronic Records Management), y su relación con: o
  • la gestión de contenidos : ECM (Enterprise Content Management)
  • la gestión de procesos : BPM (Business Process Management)
  • la captura de documentos masiva : el EIM (Enterprise Input Management)
  • la gestión de la calidad: Quality Management (TQM)
  • la gestión del correo electrónico : E-Mail Management
  • la administración electrónica : tramitación y gestión de pagos
• ¿Cómo alinear la gestión de los documentos y la gestión de contenidos con los objetivos de negocio?
• La gestión de los documentos electrónicos en todo tipo de media (texto, audio, imagen, audiovisual y multimedia), tanto estáticos como dinámicos
• El retorno de la inversión en la gestión de los documentos (records)
• La integración de la gestión de los documentos y su seguridad (records) generados en múltiples canales: PC, fax, móviles (GSM (voz), SMS (mensajes), GRM (facturación), MMS (mensajes multimedia)), PDA + móvil (Agenda electrónica, almacenamiento, emails, mapas o planos interactivos, códigos de barras, punto de venta, fotos o vídeos, aplicaciones online, conexión a ERP, navegación web) , televisión digital interactiva, etc.
• El análisis del riesgo en la gestión de los documentos (records)
• La gestión de la documentación y la seguridad de la información en las Pymes
• La recuperación de los documentos electrónicos (e-recovery) en casos de desastre
• Los formatos abiertos de documentos electrónicos
• La preservación de los documentos electrónicos a largo plazo
• La gestión de los derechos digitales y la exención del canon a los soportes y equipos digitales
• Los requisitos para el software de gestión de documentos (records)
• La digitalización certificada
• La facturación electrónica
• Las normativas y legislación que afectan a la gestión de los documentos: su implementación en entidades y organismos según tipología (bancos, hospitales, laboratorios, industria automovilística, puertos, compañías eléctricas, etc.)
• La certificación electrónica y la firma electrónica
• El DNI electrónico
• La gestión e integración de los documentos (records) corporativos que se publican y difunden en las herramientas de colaboración (e-mail, wikis, blogs, mensajería instantánea, etc)
• La gestión del cambio en la gestión de los documentos (records)

Precio

75 euros 1 - jornada
200 euros todas las jornadas

Schorödinger, E. (2006). ¿Qué es la vida?. Barcelona: Tusquets.

Podríamos decir que esta pregunta está en la herencia genética de nuestra especie pues ha pasado de generación en generación convirtiéndose en el tema central de disciplinas como la filosofía o pilares existenciales como la religión o la cultura, según el momento que elijamos.

Si elegimos el principio de la década de los ‘40, más exactamente el año 1943, nos encontramos a Erwin Schrödinger, físico austrico ganador del premio nobel en 1933, dictando (como se decía entonces) unas conferencias en el Trinity College de Dublin, haciéndose la misma pregunta, ¿qué es la vida?, e intentando demostrar si la física y sus leyes (principalmente las derivadas de la termodinámica y la mecánica cuántica) podían ofrecer una respuesta.

Aunque son cosas que no deben hacerse, voy a revelar el final del libro sin que eso sirva como excusa para no leerlo (no dura ni una tarde y su lectura resulta apasionante).

Uniendo conceptos de la física y la biología, moléculas y genes, y aplicando el concepto de entropía termodinámica que mide el grado de desorden de las moléculas (genes) que integran un cuerpo, afirma que la vida es un intercambio de entropía entre el cuerpo y el exterior. La tendencia del grado de entropía de la materia es siempre positiva, siempre tiene a un mayor grado de desorden y eso, en el caso de los seres vivos, significaría la muerte, el grado de entropía máxima. Para compensar esta tendencia, los seres vivos, toman entropía negativa del entorno, es decir, toman orden, para mantener un nivel estacionario de entropía, de orden.

¿y qué tiene que ver con la teoría de la información?

Empezaremos por lo evidente. El intercambio de orden y desorden para mantener un sistema es uno de los aspectos evidentes. A mí me recuerda bastante al trabajo de documentalistas, bibliotecarios, gestores de la información en general y más ahora en la realidad tecnológica en la que nos enmarcamos.

Otro aspecto relacionado es el término entropía, que también tiene una acepción propia para el campo de la teoría de la información. También denominada entropía de Shannon en honor a su descubridor, tiene mucho que ver con la tendencia al desorden y la incertidumbre en la recuperación de la información, y las probabilidades de que aparezcan los elementos que se buscan.

Una de las afirmaciones de esta teoría es que “si todos los elementos de la señal son equiprobables a la hora de aparecer, entonces, la entropía será máxima“. Este estado de entropía máxima (equiparable a la muerte en los seres vivos según Schrödinger) de la información es lo que los profesionales de la información intentan mediante sus investigaciones en el campo de la recuperación de la información: si todas los datos o informaciones tuvieran las probabilidades de aparecer no se cumplirían los requisitos de relevancia y exhaustividad que debe cumplir cualquier sistema de RI.

Por último, otra relación entre la vida vista por Schrödinger y la teoría de la información, está en la descripción que hace del ciclo de la mitosis celular. En este proceso, las células se dividen en otras células completamente idénticas duplicando la información, en este caso genética contenida en el ADN, y es así como se lleva a cabo el crecimiento de un organismo. Enunciado a modo de palabras clave: compartir información, organismo, crecimiento…encontramos otra clave de la teoría de la información, especialmente cuando se acerca a la teoría del conocimiento colectivo (internet, redes sociales, folksonomías, wiki…)

En resumen…

Sería gracioso poder afirmar con respaldo científico que los gestores de la información somos la esencia vivificadora de los datos y la información, de los documentos, introduciendo orden para compensar la tendencia hacia la entropía positiva, y asegurándonos de que la información se transmita completa, manteniendo su integridad, para que el organismo (social, se entiende) puede crecer de manera eficaz…

La primera entrega de la join venture de Catorze y Baratz han sido dos breves pero provechosas jornadas para aumentar nuestro interés y conocimiento sobre la Arquitectura de la información para el web, un arte y una ciencia, además de una disciplina emergente, según nos contaba Yusef Hassan.

Por una parte, ha sido una estupenda ocasión para conocer a Yusef fuera de la persona que proyecta digitalmente a través de nosolousabilidad y HCNet . El curso me ha resultado tan interesante como cualquiera de los artículos que ha escrito y que, por uno u otro motivo, he terminado leyendo en algún momento de la carrera, tanto la universitaria como la profesional.

Del curso salí con unas ganas tremendas de empezar a aplicar aquello que nos enseñó Yusef, a emplear los metadatos como filtros o puntos de acceso que pueden ayudar a definir los distintos accesos a la informació, a elaborar “entregables”, esos documentos en los que representar gráficamente el esquema que tendrá la arquitectura de la información en la web, como los wireframes, o a realizar ejercicios de card sorting a través del web mediante aplicaciones como websort y poder leer los dendogramas.

Además, a mi pequeña lista de recursos de Diigo (algún día contaré porque empecé a dejar del.icio.us…), se añaden algunos recursos relacionados con la AI (etiqueta, aún sin jerarquizar…), un tema que me gustaría empezar a seguir con más asiduidad.

Me alegro de haber tenido la oportunidad de asistir al curso, de que Catorze y Baratz hayan pensado en Bilbao para celebrarlo, especialmente porque en esta zona norte muchas de las disciplinas relacionadas con la gestión de la información no encuentran la valoración ni la demanda que tienen en otros lugares como Madrid o Barcelona.

El siguiente paso de esta join venture (esto es una proposición completamente interesada, y quizás también interesante…) podría ser la virtualización de los cursos, ahora que el Col·legi Oficial de Bibliotecaris i Documentalistes de Catalunya acaba de poner en marcha su campus virtual basado en moodle y que aparecen otras alternativas como Dokeos , entre otras , quzás se animen…