Esta semana ha tenido lugar la cuarta edición de la e-week de Vic, dedicada a los contenidos digitales, y he podido asistir a distintas presentaciones y mesas redondas, unas dedicadas al mundo de la empresa (comercio electrónico, e-factura, gestión de procesos con bpm, gestión del conocimiento) y otras dirigidas a la recuperación de contenidos digitales (arquitectura de la información).
A pesar de que los tremas tratados han sido muchos y variados, me ha gustado encontrar una serie de puntos en común entre ellos, especialmente entre la gestión del conocimiento y la arquitectura de la información:
- el punto de inicio es la detección de necesidades (de información y de conocimiento)
- el usuario es el centro de ambas: la gestión del conocimiento ha de adecuar la información al usuario y la arquitectura de la información ha de plantear una estrategia de acceso y recuperación de estar información también de acuerdo con el tipo de usuario al que se dirija.
Ambas disciplinas tienen como objeto de trabajo la información, aunque con objetivos distintos:
- Recuperación de la información (en el caso de la Arquitectura de la Información)
- Desarrollo de la innovación y de las capacidades de los usuarios (en el caso de la gestión del conocimiento)
ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN (AI)
Según la definición que presentó en la jornada del viernes Yusef Hassan, la AI es una disciplina destinada a personas para que puedan acceder a la información. El proceso que se establece entre la información y las necesidades informativas de las personas es un proceso de equivalencia, aunque no es una equivalencia auténtica (al menos de momento), sino que está mediatizada por la necesidad de representación:
La representación de la información se realiza mediante metadatos, que pueden generarse automáticamente o manualmente, mientras que la representación de las necesidades informativas del usuario se realiza mediante la consulta. Esta consulta puede realizarse mediante búsquedas (querying), cuando se trata de necesidades concretas, o mediante navegación (browsing), cuando se trata de necesidades generales.
Es en esta representación de las necesidades informativas en las que el usuario es predecible y la que justifica uno de los requisitos para el arquitecto de la información: conocer la actividad en la que se enmarca la tarea de recuperación de la información del usuario para diseñar adecuadamente los mecanismos que permitirán realizar las operaciones encaminadas a acceder a la información. Este conocimiento debe estar presente en el momento de plantear el diseño web.
Esquema del proceso general de la AI
- Conocer a la audiencia para determinar los requerimientos y necesidades
- Estructura del sitio web
- Esqueleto de la interfaz
- Aspecto visual e implementación
El primer paso puede realizarse con distintas técnicas de estudio (entrevistas, focus grup, estudio de usuarios, card sorting…), mientras que los otros tres configuran el grupo de ‘’entregables’’ o documentos en los que se plasmará el diseño del sitio web:
- Árbol de contenidos para representar la estructura del sitio
- Wireframes para el esqueleto de la interfaz
- Maquetas para el aspecto visual y la implementación
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
La gestión del conocimiento podría considerarse un paso posterior, aunque también simultáneo en determinadas etapas, al trabajo de la AI. La gestión del conocimiento se centra en las personas y sus capacidades intelectuales, en sus neuronas, y trata de crear un ecosistema informativo adecuado a los distintos tipos de inteligencias para convertir la información en conocimiento y dar lugar a la innovación y el desarrollo.
Ricard Jiménez, del Centro Tecnológico ASCAMM, es un físico e investigador que se dedica a proyectos de transferencia tecnológica del conocimiento en el sector industrial. La presentación que realizó sobre el conocimiento partía de la premisa de que el conocimiento se encuentra en las personas, no en ninguna herramienta, y que son sus neuronas las que realizan un proceso químico, fisiológico, de transferencia de conocimiento con el entorno. Pero para que esto se produzca se requiere lo mismo que en un laboratorio: los elementos y sustancias adecuados que reaccionen al contacto de unos con otros.
Para poner en marcha este proceso, el ASCAMM, sigue una serie de pasos:
- Detectar las necesidades
- Identificar las áreas de conocimiento implicadas
- Consultar en el entorno académico cuál es la naturaleza y las características de esa disciplina en la que se enmarcan las necesidades de conocimiento
- Enlazar el mundo académico y el empresarial para implementar las soluciones de I + D.
La información será el combustible de este proceso que ponga en marcha la gestión del conocimiento y que irá unido a otra actividad denominada ingeniería del conocimiento que se ocupa de las herramientas, las redes sociales, los esquemas de sistemas expertos…
La parte de las herramientas y los sistemas expertos fue tratada por Albert Esplugues, representante del Centro de Innovación y Productividad de Microsoft. En su presentación, organizó las herramientas en función de su utilidad:
- Almacenar
- Gestor documental
- ECM
- Blog
- Wiki
- Tinta digital
- Plantillas
- Buscar
- Buscador corporativo
- Relevancia social (sistemas de puntuación de los usuarios)
- Redes sociales
- Lenguaje Natural
- Robots de mensajería instantánea
- Inteligencia de negocio
- Acceder: ubicuidad
- Mensajería instantánea
- E-learning
- Mobile search
- Facilitar
- Espacios colaborativos
- Portal del trabajador
- Mensajería instantánea
- Correo electrónico
Y ofreció lo que consideraba las claves para la gestión del conocimiento:
- Cultura corporativa para compartir información
- Apoyo estratégico de la dirección
- Facilidad de uso de las herramientas
- Formación continua
Herramientas para la gestión del conocimiento
También vimos ejemplos de herramientas prácticas para llevar a cabo la gestión del conocimiento como Knowledge Network solution, un agente inteligente que se instala en el ordenador local y analiza todo el contenido de los emails del usuario. A partir de este análisis, el programa elabora un listado de términos que representan los temas en los que el usuario es experto y las personas que configuran su red de contactos. El usuario puede editarlo para ajustar el análisis a la realidad y después publicarlo en una base de expertos que establecerá las relaciones entre personas e intereses.
Otra manera de crear estas redes de expertos es solicitando a los empleados que indiquen en qué áreas están especializados y después recogiendo toda esa información en un lugar común. Este es el ejemplo que nos mostraron los representantes de BITA, el portal de la innovación y el conocimiento de CETaqua, dependiente del grupo AGBAR. En este portal, además de la expertis de los empleados, se ofrece el acceso a todas las revistas suscritas digitalizadas mediante OCR, a un listado de seminarios y jornadas con la posibilidad de conocer quién ha asistido a estos eventos y poder entrar en contacto con ellos, una banco de imágenes con recursos gráficos relacionados con la empresa y sus actividades, y una sección de novedades en convocatorias y normativa oficial.
Ricard del ASCAMM nos habló también de la implementación de un agente inteligente, un broker del conocimiento, que a medida que el usuario escribía sobre un tema, el robot buscaba en unas bases de datos determinadas y le sugería al usuario una serie de informaciones que podrían interesarle. Algo así como las sugerencias de Amazon pero ‘life’.
Por último, para acabar enlazando con el principio de este post tan concentrado (aunque no lo parezca por su extensión…), nos mencionaron una solución que implementó el ASCAMM hace unos años para facilitar el acceso a la información de los usuarios. En lugar de describir los documentos que iban añadiendo al sistema de gestión documental, crearon un robot semejante a google que recuperaba las informaciones a la vez que iba construyendo la taxonomía de la colección documental a partir de las expresiones de consulta utilizadas por los usuarios.
De esta forma, el acceso a los documentos se realizaba siempre a través de términos que hubieran empleado los usuarios para recuperarlos, aunque me hubiera gustado más poder profundizar en cómo se construía exactamente esta taxonomía, ver una parte del resultado y conocer indicadores sobre su utilidad. Quizás la próxima vez…
Las mismas jornadas desde otros puntos de vista…
