el principio de incertidumbre

Hoy ha terminado el curso de Blogs para profesionales de la información en Bilbao, impartido por Javier Leiva, de Informa Catorze. Aprovechando que estaba un par de días por el norte me he acercado a verle después del curso. Como siempre que te juntas con gente interesante, acabas aprendiendo y descubriendo cosas, como el blog de Julen Iturbe.

Julen Iturbe es consultor y profesor en la Universidad de Mondragón, además del responsable de Artesaniaenred, un blog donde plasma sus “ideas radicales sobre management“, y de Aprendices, una comunidad wiki para aprender sobre blogs y software social. Además del vídeo con el que me he topado nada más entrar en su blog, me ha gustado descubrir el trabajo desarrollado en torno a la empresa 2.0 y su vinculación con el proyecto OpenBusiness, que desconocía por completo.

Y como una cosa lleva a la otra, desde el blog de Julen he recalado en su directorio de bloglines… pero eso ya lo dejo para otro día porque parece que hay mucha miga…sólo con un primer vistazo ya he encontrado una fuente que tendré que estudiar más detenidamente porque trata uno de los temas más críticos (desde mi punto de vista) (y del que poco sabemos…) para muchas de las labores que actualmente realizamos los documentalistas en la empresa: la gestión de los recursos humanos.

Dentro de la búsqueda de información sobre el mercado de los SGD es fácil topar con artículos, informes u otras publicaciones que hablen de aplicaciones que en principio no se considerarían SGD, pero que cubren muchas de sus funciones. Esto parece ser más típico de la tecnologías empresariales del tipo ERP (Enterprise Resource Planning), ECM (Enterprise Content Management), CRM (Customers Relationship Management) o BPM (Business Process Management), que pueden no haber sido pensadas para la gestión documental pero que terminan incluyendo funcionalidades destinadas a esta tarea.

Uno de los informes que más útil me ha resultado (no tanto por los datos en sí, que no afectaban a nuestra decisión, sino por los conceptos que se podían extraer) ha sido el Cuadrante Mágico para la Gestión de Contenidos en la Empresa del grupo Gartner, una firma de consultoría e investigación en el mercado de las nuevas tecnologías.

El Cuadrante Mágico de Gartner es una representación gráfica de la situación del mercado de un producto tecnológico en un momento determinado. El gráfico está dividido en cuatro partes dónde se distribuyen las principales compañías en función de su tipología y la de sus productos:

• líderes (leaders): aquellos que tienen la mayor puntuación resultante al combinar su habilidad para ejecutar (lo bien que un vendedor vende y ofrece soporte a sus productos y servicios a nivel global) y el alcance de visión, que se refiere a su potencial.
• aspirantes (challengers): caracteriados por ofrecer buenas funcionalidades y un número considerable de instalaciones del producto, pero sin la visión de los líderes.
• visionarios (visionaries): estos pueden tener todas las capacidades que ha de ofrecer un ECM de forma nativa, o mediante alianzas con otros socios, lo cual significa un fuerte impulso a la integración de programas y plataformas así como una habilidad para anticiparse a las necesidades del mercado que ellos no puedan cubrir.
• nichos específicos (niche players): enfocados a determinadas áreas de las tecnologías ECM, pero sin disponer de una suite completa.

En el caso de los ECM, la última ”foto” es del 21 de septiembre de 2007:

Source: Gartner (September 2007) acceso al texto completo del informe

Para realizar este informe (que, por cierto, no incluye ninguna iniciativa opensource, como ya han comentado otros), la consultora parte de una definición o descripción del mercado que puede resultar muy útil a la hora de especificar requisitos en una selección:

Las suites de ECM consisten en aplicaciones que operan entre ellas, pero que pueden ser utilizadas y vendidas por separado. Gartner define las actuales suites de ECM como un compendio de los siguientes componentes:

• Gestión de documentos (document management): para el check-in/check-out, control de versiones, seguridad y creación de bibliotecas de documentos empresariales
• ‘Imagen’ de documentos (document imaging): para la captura, transformación y gestión de documentos en papel
• Gestión de documentos de archivos (records management): para la conservación a largo plazo de documentos, la automatiación de calendarios de conservación y políticas de expurgo, así como para el cumplimiento de requisitos legales.
• Flujos de trabajo (workflows): para dar soporte a procesos de negocio, documentos activos dentro de un proceso, asignación de tareas, gestión de estados y seguimiento de auditoría.
• Gestión de contenidos web (web content management): para automatiar las funciones del webmaster y gestionar contenido dinámico y aspectos de interacción de usuarios.
• Colaboración documental (document-centric collaboration): para los documentos compartidos o los equipos de proyectos.

Hace unos meses recibí un correo piñata, de esos que cuando los abres está lleno de sorpresas y de trabajo para todo el que quiera participar. El mensaje era breve, «vamos a instalar un sistema de gestión documental», pero el mensaje implícito era enorme: buscad y elegid uno.

He de reconocer que en ese momento me di cuenta de que no tenía ni idea de las posibilidades que ofrecía el mercado, de las diferencias entre unos y otros y, mucho menos, del precio que tenía.

En este tiempo de comerciales y demos hemos visto 4 o 5 productos de diverso tipo: desarrollos propios de pequeñas empresas de informática, aplicaciones comerciales y aplicaciones software libre con versión community. El primer tipo se nos quedaba corto, o nos resultaba incómodo y muy difícil de implantar porque era un programa desarrollado a lo largo del tiempo para un cliente determinado que finalmente había dado como resultado algo parecido a un sistema de gestión documental. Para el cliente que lo pidió seguramente estaría muy bien, pero para nosotros no.

En las aplicaciones comerciales nos encontramos con gestores de bases de datos documentales y con gestores de documentos. Con el primero, además de darnos cuenta de que esa tipología de producto no se ajustaba a nuestras necesidades, establecimos un nuevo requisito para la selección: la independencia del desarrollador (en la medida de lo posible). Esto significa que, una vez asumido que el desarrollador o el intermediario tendrán que realizar un trabajo de adaptación del sistema a la organización, nosotros no tengamos que levantar el teléfono cada vez que haya que hacer algún cambio, que el programa tenga la suficiente autonomía de parametrización como para ser administrado desde la propia organización.

Con los gestores de documentos, entre los que había productos comerciales y productos de código abierto con versión community, descubrimos que las diferencias a nivel de funcionalidades y características técnicas no eran muy grandes, pero sí en cuanto al precio de las licencias, en el caso de los comerciales, o del servicio de mantenimiento en los productos opensource con una versión empresarial. Este último aspecto puede salvarse si se cuenta con un experto en ese producto que lo mantenga actualizado y que haga de soporte dentro de la organización.

Además de las visitas de los comerciales y las demos, también hemos pasado un buen rato navegando por internet, por las páginas de los productores, por sitios de consultoría tecnológica para empresas, foros, listas de discusión especializadas, archivos y, por supuesto, blogs.

Recogemos aquí lo que hemos encontrado más útil a la hora de plantearnos todo el proceso de selección, por si le pudiera servir a alguien:

• ecm-spain portal que ofrece informaciones sobre el mercado de los gestores de contenidos para empresas. También ofrece servicios de alertas y foros de discusión.
• iwetel lista de distribución para profesionales de la biblioteconomía y la documentación
• E-LIS archivo abierto de artículos sobre biblioteconomía y documentación.
• Principales productos de gestión documental en MoGaBloc entrada del blog de José Luis Monte Galiano en la que ofrece un listado de productos con sus principales características.

En un mes han aparecido anunciados dos cursos sobre blogs dirigidos a profesionales de la información, uno organizado por Anabad Galicia y otro organizado por Sedic.

Ambos cursos orientan el uso del blog en el entorno de internet, es decir, se centran en las aportaciones de esta herramienta a la comunicación y la creación de comunidades ‘profesionales’ o con intereses comunes.

Sin embargo, existe otra utilidad de los blogs en el entorno profesional. El blog como herramienta de seguimiento y de control de procesos a largo plazo, como por ejemplo, una auditoría documental. El blog permite ir anotando los pasos realizados y categorizarlos mediante etiquetas que representen etapas. De esta forma, al final del proceso, podemos reconstruir todos los pasos dados siguiendo un orden cronológico y una agrupación temática que nos darán las categorías. Antes utilizaba un documento de word, al que llamaba ‘Memoria’, que actualizaba semanalmente para tener siempre una visión de conjunto de lo realizado hasta el momento. Ahora lo anoto todo en el blog que tengo instalado en local y cuando quiero ver ‘de dónde vengo’, basta con seleccionar una categoría.

Las categorías también me sirven como puntos de acceso a documentos electrónicos que necesito consultar, como por ejemplo los de legislación. De esta forma, el blog me sirve de un ‘falso’ gestor de biblioteca digital. Aunque este aspecto es muy pobre porque no podemos hacer grandes combinaciones entre las categorías.

Por otro lado, la sección de blogroll me permite disponer en la misma interficie web los enlaces al resto de herramientas que uso a diario, y de los enlaces a todos los sitios web corporativos de la organización.

Evidentemente, el blog por si sólo no basta para realizar el seguimiento de un proceso así porque recoge acciones pasadas pero no futuras, y éstas son vitales en la planificación. Asimismo, se necesitan bases de datos en las que recoger información de manera estructurada, y eso no lo podemos hacer con los post de un blog.

Para mí, la herramienta perfecta sería una parecida a un blog que incorporará un módulo de gestión de bases de datos, algo así como un phpmyadmin, y otro de gestión de proyectos para introducir hitos, tareas y disponer de un cronograma.

Hasta que eso exista, me las apaño con el blog. Tengo a mano todos los enlaces e información necesarias para mi trabajo, me gusta trabajar en un entorno web y si alguien tuviera que sistituirme no tendría más que leer el blog y consultar el cronograma para ubicarse en poco tiempo.

El polifacético perfil profesional que tienen los documentalistas incluye uno bastante similar al de los ”topos”, espías infiltrados en las organizaciones.

De la misma forma, cuando un documentalista se pone el traje de consultor dispuesto a detectar cada nodo de comunicación, crítico o no, en una organización, ha de camuflarse entre los trabajadores y saber cuándo dejarse desenmascarar, y por quién.

La información sobre la cultura informacional y el flujo de información que puede recoger el documentalista infiltrado es un material precioso. Sería mucho más difícil obtener los mismos resultados a través de cuestionarios o entrevistas (cuando el documentalista se pone el traje de investigador social). No hay nada como los pasillos y las salas donde se comparte espacio de trabajo. Junto a la sala del café o la comida, y la puerta de entrada, son el mentidero oficial de cualquier empresa.

Digamos que el documentalista infiltrado lleva debajo el traje de investigador haciendo investigación no condicionada, es decir, observaciones, trabajo de campo puro y duro. Para explotar estos yacimientos de información conviene organizarse con una pequeña tabla que recoja el lugar y la fecha de la observación, una descripción de lo observado, comentarios relevantes y una categorización que después nos permita agrupar estas observaciones. Quizás también interese recoger de forma individualizada quiénes son los observados, pero sin nombre ni apellidos, sólo perfiles profesionales o según el cargo en la organización.

Esto implica que el documentalista consultor, además de sus habilidades inter-profesionales ha de traer un radar de serie para aprovechar ese periodo en el que su identidad es secreta para muchos…