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Documentos y registros de instalaciones radioactivas

beab » 12 February 2008 » en Uncategorized » Sin comentarios

atomo.jpgHasta ahora sólo estaba regulada la conservación documental de historiales dosimétricos (los que miden la cantidad de radiofrecuencia absorbida por un cuerpo humano expuesto a campos electromagnéticos) y médicos del personal de instalaciones radioactivas.

A partir de ahora, con la publicación de la INSTRUCCIÓN IS-16, de 23 de enero de 2008, del Consejo de Seguridad Nuclear, por la que se regulan los periodos de tiempo que deberán quedar archivados los documentos y registros de las instalaciones radiactivas (BOE núm. 37 del 12 de febrero de 2007), existe una normativa que establece los periódos mínimos de conservación del resto de documentos.

Los tiempos fijados por la instrucción coinciden con los criterios de instalaciones radioactivas médicas así que, aunque sea poco probable que acabemos en una central nuclear seguro que a los interesados en el sector sanitario les vendrá bien este documento.

Ya me gustaría a mí que la conservación documental estuviera tan claramente especificada para otros ámbitos…

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Elección de una herrramienta para la gestión documental y del conocimiento

beab » 29 October 2007 » en Uncategorized » Sin comentarios

Hace unos meses recibí un correo piñata, de esos que cuando los abres está lleno de sorpresas y de trabajo para todo el que quiera participar. El mensaje era breve, «vamos a instalar un sistema de gestión documental», pero el mensaje implícito era enorme: buscad y elegid uno.

He de reconocer que en ese momento me di cuenta de que no tenía ni idea de las posibilidades que ofrecía el mercado, de las diferencias entre unos y otros y, mucho menos, del precio que tenía.

En este tiempo de comerciales y demos hemos visto 4 o 5 productos de diverso tipo: desarrollos propios de pequeñas empresas de informática, aplicaciones comerciales y aplicaciones software libre con versión community. El primer tipo se nos quedaba corto, o nos resultaba incómodo y muy difícil de implantar porque era un programa desarrollado a lo largo del tiempo para un cliente determinado que finalmente había dado como resultado algo parecido a un sistema de gestión documental. Para el cliente que lo pidió seguramente estaría muy bien, pero para nosotros no.

En las aplicaciones comerciales nos encontramos con gestores de bases de datos documentales y con gestores de documentos. Con el primero, además de darnos cuenta de que esa tipología de producto no se ajustaba a nuestras necesidades, establecimos un nuevo requisito para la selección: la independencia del desarrollador (en la medida de lo posible). Esto significa que, una vez asumido que el desarrollador o el intermediario tendrán que realizar un trabajo de adaptación del sistema a la organización, nosotros no tengamos que levantar el teléfono cada vez que haya que hacer algún cambio, que el programa tenga la suficiente autonomía de parametrización como para ser administrado desde la propia organización.

Con los gestores de documentos, entre los que había productos comerciales y productos de código abierto con versión community, descubrimos que las diferencias a nivel de funcionalidades y características técnicas no eran muy grandes, pero sí en cuanto al precio de las licencias, en el caso de los comerciales, o del servicio de mantenimiento en los productos opensource con una versión empresarial. Este último aspecto puede salvarse si se cuenta con un experto en ese producto que lo mantenga actualizado y que haga de soporte dentro de la organización.

Además de las visitas de los comerciales y las demos, también hemos pasado un buen rato navegando por internet, por las páginas de los productores, por sitios de consultoría tecnológica para empresas, foros, listas de discusión especializadas, archivos y, por supuesto, blogs.

Recogemos aquí lo que hemos encontrado más útil a la hora de plantearnos todo el proceso de selección, por si le pudiera servir a alguien:

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Normalización documental ISO : PDF y ODF

beab » 16 May 2007 » en Uncategorized » Sin comentarios

La normalización internacional en el ámbito de la gestión documental va viento en popa a toda vela.

 

El pasado 1 de mayo se aprobó en Ginebra el ODF (Open Document Format) como estándar ofimático para los formatos electrónicos con el número ISO 26300 . Esto supone que podremos comunicarnos con la administración en formatos electrónicos no propietarios y que las aplicaciones ofimáticas deberán permitir la apertura de documentos en estos formatos. Para paliar la negativa de Microsoft a ofrecer soporte para estos formatos, la Fundación OpendDocument norteamericana parece haber desarrollado un plug-in para instalar en la suite de Microsoft.

 

Unos días después, entre el 9 y el 11 de mayo, se reunía en Santiago el CT50 para la revisión de la norma ISO 15489 y de las reuniones surgía la propuesta de crear una familia de normas dedicadas a la gestión documental.

 

El tema de los formatos abiertos estándar no ha sido un camino fácil. La conocida como ‘’guerra de los formatos’’ enfrentó a Adobe y Microsoft para lograr que PDF o OOXML. El primero ya llegó al codiciado código 60.60 con la publicación de ISO 19005-1 en 2005. En cuanto al segundo, parece que la estrategia de ‘’fidelización’’ de usuarios mediante la dependencia de aplicaciones y formatos fue echada por la borda con la iniciativa de Novell . A esto se añaden las razones argüidas desde distintos países e instituciones. Disponéis de un buen resumen de éstas en la página de estándares abiertos.

En la misma página, disponéis de un interesante documento sobre las definiciones de estándares abiertos en Europa

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Galicia Calidad-e

beab » 14 May 2007 » en Uncategorized » 2 comentarios

Uno de los descubrimientos de estas 1ª Jornadas de Software Libre para Unidades y Servicios de Información ha sido la fuerza que han tomado en Galicia los desarrollos con software libre al amparo de la administración.

Los participantes en las presentaciones de la primera parte de las jornadas dieron unos cuantos ejemplos de cómo la voluntad política que observa su entorno puede lograr la creación de productos con un éxito en constante aumento y favorecer el desarrollo de las empresas que han creado su negocio alrededor del software libre.

César Iglesias y J. Romay nos explicaron el proceso de creación e implantación del meta buscador, una herramienta que interroga a las distintas redes de bibliotecas gallegas y extrae los resultados unificándolos en la presentación de uno sólo. La herramienta demuestra su potencial gracias al trabajo en equipo de la comunidad de bibliotecarios gallegos, cuyos esfuerzos no tienen que ser repetidos en cada centro para poner a disposición del público las referencias de sus recursos.

Resultó muy interesante el crecimiento exponencial de bibliotecas que se sumaban al proyecto, así como la participación de los usuarios, especialmente los de bibliotecas escolares a través de las sugerencias.

La crítica que le hago a la presentación es el excesivo tiempo dedicado a la exposición de los antecedentes y el contexto de la realidad bibliotecaria gallega, y el poco dedicado a los aspectos técnicos, esos que muchas veces nos suenan a chino pero que a base de oírlos se van haciendo familiares. Romay nos contó cómo utilizaban en xml para el envío de datos y el Ajax para la procesar las consultas, lo que permitía prescindir de los volcados de datos periódicos que utilizan otros buscadores. Las consultas se ejecutaban bastante rápido en parte por el proceso de descarga parcial que aligeraba mucho el tráfico de datos.

‘’Tenemos que poner a Galicia en el mapa del software libre’’. Así de rotundo se mostraba Antonio Pérez, asesor del Consejero para la sociedad de la información, durante la presentación de mancomun.org, que ese mes cumplía un año. Este parte de las jornadas nos permitió conocer el estado del sector del software libre en Galicia y el compromiso de la administración para impulsarlo a través del plan estratégico de la sociedad de la información y de la implantación de estándares abiertos que faciliten la interoperabilidad entre herramientas y plataformas.

El proyecto de mancomun.org se ha ido completando con la creación de herramientas y utilidades para la comunidad de desarrolladores de software libre y también para las pymes, que disponen de un repertorio de herramientas para la gestión empresarial en a forxa.

A continuación, Nieves R. Brisaboa nos explicó todo el proceso de creación de bibliotecas digitales a través de la experiencia de la Biblioteca Virtual Gallega, explicándonos los distintos pasos (escaneado, reconocimiento con ocr, asignación de meta datos, marcado de texto, clasificación, indización y publicación) y los problemas que tuvieron que solucionar con la implantación de una arquitectura de workflow que controlara la ejecución de las tareas de digitalización.

Parte del proceso de digitalización se realizó con una herramienta a medida realizada con tecnologías libres que, desgraciadamente, no está a disposición pública en parte, comentaba Nieves, por las dificultades que entraña su instalación.

Además de la información práctica que siempre ofrece la explicación de un caso real, el recorrido por el espacio de la Biblioteca Virtual Gallega también resultó muy ilustrativo. Me pareció simpático el uso de metáforas para la presentación de contenidos, algo que hacía tiempo que no veía en un sitio web, pero lo que más me interesó fue el proyecto de implicar a los autores vivos en la creación de contenidos del sitio.

Cada autor dispone de un espacio para su biografía (autobiografía, en el caso de que sean autores vivos), su obra y una sección de novedades que elaboran ellos mismos. La idea parece que no cuajó mucho en un principio pero después de mostrar la repercusión que tenía la edición de novedades a través del menú lateral de la página principal y el eco mediático en la prensa, la iniciativa ha tomado nuevas fuerzas.

En unas jornadas sobre software libre y servicios de información no podía faltar Extremadura, otra de las grandes impulsoras de las herramientas open source. En este caso, Francisco Huertas, director del Centro de Nuevas Iniciativas de la Junta de Extremadura vino a presentar LibrEx, una herramienta de gestión de bibliotecas basada en software libre. Franciso explicó las líneas directoras del proyecto, pero no pudimos conocer el producto en más detalle.

Por la tarde, después de un escarceo en una mesa redonda que no me interesó mucho (así que tampoco la nombro) regresé a las jornadas paralelas justo con la presentación de LibrEx. A ésta le siguió una brevísima pero muy ilustrativa, intervención de Mario Pérez-Montoro, de la Universidad de Barcelona, titulada Soluciones Groupware de software libre para la gestión del conocimiento.

En 10 intensos minutos Pérez-Montoro nos explicó de donde nacía la necesidad de la gestión del conocimiento a partir del movimiento del capital intelectual en los 90 y cuáles eran las necesidades tecnológicas de la gestión del conocimiento. Identificando grandes grupos de acciones necesarias para la gestión del conocimiento puso en relación las necesidades y las herramientas disponibles para satisfacer dichas acciones. El resultado, una tabla en la que se cruzaban acciones y aplicaciones groupware, puntuadas en función del grado de satisfacción de las necesidades para la gestión del conocimiento. Los ganadores, Acollab y E-Groupware.

La última presentación a la que asistí (pero había más como habréis visto en el programa) fue la de Catuxa Seoane, coautora del blog Deakialli, en la que habló de blogs, software libre y conocimiento libre. Muy interesante, como todas las intervenciones que he visto de ella, sobre todo por la capacidad que tiene de hacerte aprender siempre algo nuevo. Esta vez, me quedo con la comparación entre los blogs y los colegios invisibles de la socióloga Diana Crane.

Todo esto, mucho más y mejor contado, estará disponible cuando se publiquen las actas de las jornadas, abiertas para todos. Esperemos que el año que viene podamos asistir a las segundas y que otras actividades, como la feria Documat, se enriquezcan con la presencia de empresas que trabajen con software libre.

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¿Y tú a qué te dedicas? Yo, a leer el correo

beab » 03 May 2007 » en Uncategorized » Sin comentarios

La Biblioteca Británica acaba de anunciar una campaña para realizar una recogida masiva de e-mails con la intención de obtener una instantánea de los intereses cotidianos de los británicos. Una especie de antropología cibernética destinados a futuros historiadores informáticos.

A parte de la avalancha de e-mails que se les avecina, a mí me intriga profundamente
cómo se las van a componer para tratar todos estos e-mails, cómo extraeran esa información
tan interesante para historiadores y antropólogos, en qué formatos la guardarán, cómo la
tratarán documentalmente…

Porque para mí, la gestión de los correos en tanto que documentos importantes (y a
menudo críticos) para una organización, es uno de mis pensamientos favoritos. La
Records Management Society publicaba en su último boletín de marzo una recopilación de la normativa que afecta a la conservación de los correos electrónicos (en el entorno anglosajón, evidentemente) y la relación de esta normativa con las soluciones informáticas ofrecidas por el mercado.
En el mismo número, se refleja la creciente importacia del uso de esta herramienta en el entorno de las organizacionesy los distintos tipos de contenidos y de usos que se le da. Uno de los más interesantes es el valor probatorio que tiene frente a un tribunal. Este valor convierte a los mensajes de correo electrónicos en un documento clave para el archivo de cualquier organización.

De cara a la gestión documental, el blog de Jhon Mancini, presidente de la AIIM, la asociación que lidera la industri del ECM (Enterprise Content Management), recoge el impacto económico que la gestión de los correos electrónicos tienen en una empresa como intel.
Eso sin contar con el tiempo que invierte diariamente un trabajador en la lectura y consulta de su correo electrónico (en algún lugar leí que eran 2 horas de media, aproximadamente, pero ahora no logro recuperar la fuente!!).

Buscando algún programa que pudiera ofrecer una solución a este quebradero de cabeza me he topado con MessageOne, que ofrece una serie de funcionalidades destinadas a la gestión efectiva del contenido de los correos electrónicos. No tengo ninguna referencia sobre su calidad, a parte de las que figuran en su página web,
y sería muy interesante conocer las experiencias de otros gestores con este tipo de herramientas.

Seguiremos investigando…

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